La importancia de la comunicación en la Gestión de Proyectos

Hace muchos años, un buen director de proyectos podría haberse salido con la suya siendo un mal comunicador. Por lo general, a los clientes comerciales no les gustaba, pero siempre que el director del proyecto pudiera entregar los productos, es posible que el cliente se hubiera sentido inclinado a dejarles hacer lo suyo. Sin embargo, en el mundo actual los proyectos deben realizarse en colaboración con la empresa, y esta colaboración requiere absolutamente una comunicación sólida. De hecho, muchos de los problemas que surgen en un proyecto son en realidad el resultado de una mala comunicación. Una mala comunicación puede provocar las siguientes áreas problemáticas.

Suponiendo que No hay respuesta sea un acuerdo

En el mundo actual de alta tecnología, todavía tenemos que encontrar a una persona que se queje de que no recibe suficiente correo electrónico. Por lo general, ocurre todo lo contrario. Nos bombardean con correos electrónicos de aquellos que realmente tienen algo que decir, pero lamentablemente de personas que tienen el deseo de copiar a TODOS, y también de aquellos que solo hacen spam. Nosotros, como cultura, todavía tenemos que dominar esta tecnología, que puede permitir que la información verdaderamente importante flote hacia la cima y la que no es importante se filtre. Es un error por parte del remitente suponer que el mensaje ha sido escuchado sin respuesta alguna.

No tener actas de reunión adecuadas

Vivimos en una sociedad acelerada y parece que siempre estamos en movimiento, de reunión en reunión. A medida que los problemas que resolvemos se vuelven cada vez más complejos, es cada vez más importante documentar las decisiones y discusiones e indexarlas para poder consultarlas rápidamente cuando surjan preguntas. Hemos visto decisiones previas desmoronarse y los equipos pasan por una larga y prolongada repetición de discusiones previas SÓLO para regresar al punto de partida del que venimos. ¿No hubiera sido más fácil haber revisado las actas anteriores para comprender primero cómo se tomó la decisión?

Configuración de expectativas poco clara

Algunos directores de proyectos hacen un mal trabajo al hablar con su propio equipo para explicarles lo que se espera que hagan. A veces, el director del proyecto no tiene claro cuándo vencen las tareas. A veces, el director del proyecto tiene una visión de cómo será un entregable, pero no se lo comunica a la persona asignada hasta que el primer intento resulta incorrecto. A veces el director del proyecto no se comunica con claridad y los miembros del equipo dedican tiempo a trabajos que no son necesarios. Nuevamente, todo esto genera trabajo adicional y frustración adicional tanto por parte del gerente del proyecto como de los miembros del equipo.

Muchos proyectos tienen problemas. Una mala comunicación puede causar muchos problemas y agravar otros. Por otro lado, la comunicación proactiva puede ayudar a superar muchos otros errores. No consideres la comunicación como un mal necesario. En su lugar, utilícelo a su favor para ayudar a que su proyecto se desarrolle sin problemas, con menos frustración, menos incertidumbre y sin sorpresas.

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